Wenn Kontrollbereiche, Zielobjekte und CSA-Vorlagen erstellt sind, können die eigentlichen CSA-Cases erstellt werden.
Dazu sind folgende Schritte notwendig.
Kontrollbereich auswählen
Als erstes wird der Kontrollbereich ausgewählt.
Zielobjekte auswählen
Danach kommt die Auswahl aller Zielobjekte, für die CSA-Cases erstellt werden sollen.
Diese werden einfach durch das Anklicken der Checkboxen ausgewählt.
Anzahl der Cases
Jetzt wird entschieden, ob ein neuer CSA-Case oder neue Einzel-Cases erstellt werden sollen.
Neuer CSA-Case: In diesem Fall wird ein einzelner Case mit allen Zielobjekten erstellt.
Neue Einzel-Cases: Es wird für jedes Zielobjekt ein eigener Case erstellt. So können mehrere Cases mit derselben CSA-Vorlage zusammen erstellt werden.
Vorlage und Zuständigkeiten auswählen
Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem die Vorlage und die Zuständigkeiten ausgewählt werden.
(1) Name: Hier wird der Name des Cases festgelegt, unter dem er in der CSA-App angezeigt wird.
(2) Variable: Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn Neue Einzel-Cases ausgewählt wurde. Durch die Angabe von {{asset}} im Namen kann ein Namensschema definiert werden, der den Namen der einzelnen Zielobjekte ergänzt. Ist diese Angabe nicht vorhanden, lautet der Name der erstellen Einzel-Cases alle gleich.
(3) Moderatoren: Dieses Feld muss ausgefüllt sein. Dazu wird mindestens ein Mitarbeiter aus einer Liste ausgewählt. Diese öffnet sich, wenn auf den Button + geklickt wird.
(4) Moderatoren-Gruppen: Dieses Feld funktioniert analog wie das Moderatoren-Feld. Es werden alle Mitarbeitenden zu Moderatoren erklärt, die einer der verknüpften Rollen zugehören. Diese werden ebenfalls aus einer Liste ausgewählt. Diese öffnet sich, wenn auf den Button + geklickt wird.
(5) Templates: Hier wird eine Vorlage aus einer Liste aller vorhandenen Vorlagen in diesem Kontrollbereich ausgewählt.
(6) Auto-Zuweisung: Hier wird definiert, wie die Anforderungen mit den Zielobjekten verknüpft werden. Diese Einstellung besteht auch im fertigen Case und ist nicht nur bei der Erstellung wirksam.
Keine Verknüpfung erstellen: Wenn keine Assets mit Anforderungen verknüpft werden, dann muss eine Verknüpfung manuell nach der Erstellung des Cases vorgenommen werden. Wie das erfolgt, ist in der hier beschrieben.
Alle Assets mit allen Verknüpfungen verknüpfen: Hier werden alle Assets mit allen Anforderungen verknüpft. Die Verknüpfung von Assets und Anforderungen ist hierbei final und kann später nicht mehr manuell geändert werden.
Assets anhand der Autozuweisungen erstellen: Anforderungen werden nach den Autofilter-Regeln im Anforderungs-Asset mit den relevanten Zielobjekten automatisch verknüpft. Es ist das Ziel, dieses zu automatisieren und diese Filter zu pflegen.
(7) Case Optionen: Hier sind weitere Angaben möglich, wie mit dem Scope-Filter und einem schon vorher erstellten Case verfahren wird.
Ergebnisse des zuletzt erstellten Cases übernehmen: Wenn ein Case zu einem Zielobjekt mit einer definierten Vorlage schon einmal erstellt wurde, so können die Ergebnisse der Auswertungen übernommen werden. Diese können dann kontrolliert und geändert werden. Der Case muss somit nicht von Grund auf neu beantwortet werden.
Follow-Ups des zuletzt erstellten Cases übernehmen:
Wenn ein Case schon einmal erstellt wurde, so können Followups des Cases übernommen und bei Bedarf geändert werden.
Scope-Filter aus Template übernehmen: Der Scope Filter wird bei der Erstellung des Kontrollbereiches angegeben. Durch ihn werden die Zielobjekte in den Kontrollbereich und später in den einzelnen Case überführt. Wird diese Einstellung aktiviert, so gilt der Auto-Filter für jeden einzelnen Case. Änderungen die in der CCDB vorgenommen werden, haben direkte Einwirkung, sodass Assets in den Cases automatisch hinzugefügt oder entfernt werden. Bei eher statischen SOLL-IST-Abgleichen sollte diese Option daher vermieden werden.
Nachweise des zuletzt erstellten Cases übernehmen: Wenn ein Case schon einmal erstellt wurde, so können die Nachweise des Cases übernommen und bei Bedarf geändert werden.
(8) Frist: wenn eine Frist gesetzt wurde, wird diese in die Übersicht unter CSA Case übernommen. Zusätzlich ist es möglich Case-Besitzer oder Fragebogenbesitzer in bestimmten Intervallen zu benachrichtigen. Mehr dazu ist hier dokumentiert.
Mit einem Klick auf Erstellen wird der Case bzw. werden die Cases erzeugt.
Bei einem erstellten Case kommt noch die Abfrage, ob gleich zum erstellten Case gewechselt werden soll, so dass sofort mit den Auswertungen begonnen werden kann.
CSA-Cases auswerten
Alle für den Kontrollbereich erstellten Cases befinden sich unter dem Tab CSA-Cases. Dort können sie ausgewählt und bearbeitet werden.
Die Auswertung von Cases wird ausführlich in der Dokumentation unter Case-Auswertung beschrieben.
Auswertungen
Im Tab Auswertungen werden alle Assets der bereits erstellten Cases und deren Anforderungen zusammen komprimiert dargestellt.
Die Funktion dient in erster Linie dazu, Auswertungen per Massenbearbeitung in eine Vorbewertung zu geben, bevor der Rest der Anforderungen per Fragebogen an den Fachverantwortlichen weitergeleitet wird.
Hierzu wird einfach die Anforderung ausgewählt, die betrachtet werden soll. Anschließend kann über alle Auswertungen markieren und den Button Manuelle Auswertung eine Antwort für alle markierten Auswertungen vorbelegt werden. Beim anschließenden Verschicken eines Fragebogens sind diese Auswertungen vorbefüllt und der Fachverantwortliche muss diese lediglich noch korrigieren.
Fristen
Cases können mit einer Frist versehen werden. Sobald diese gesetzt wurde, lassen sich Erinnerungen konfigurieren.
Über die Option Versatz in Tagen lässt sich einstellen, wann der Empfänger benachrichtigt wird. Soll der Empfänger beispielsweise 2 Wochen, 1 Woche vor der Frist und 2 Tage nach der Frist benachrichtigt werden, so wird beim Versatz in Tagen 14, 7 und -2 in einzelnen Zeilen hinterlegt.
Über die Art der Erinnerung wird festgelegt, ob diese Benachrichtigungen an die Frist im Case oder die Frist im versendeten Fragebogen gekoppelt wird.
Als Empfänger und CC-Empfänger kann entweder der Case-Besitzer oder Fragebogenempfänger ausgewählt werden.
Im E-Mail-Inhalt wird eine E-Mail Vorlage hinterlegt.