Offene Abweichung

Workflow

Neue Abweichung überprüfen

Wählt der Abweichungsverantwortliche die Abweichung über den Reiter Offen aus, öffnet sich die Ansichtsmaske der Abweichung.  Ihm werden dann nur die Abweichungen angezeigt, für die er auch verantwortlich ist und die durch ihn weiter bearbeitet werden sollen.

Folgende Reiter sind in der Ansichtsmaske zu sehen:

Stammdaten (1): Hier werden alle Attribute der Abweichung angezeigt, die in der Erfassungsmaske eingetragen oder automatisch hinterlegt wurden (zum Beispiel die konfigurierbare Frist zur Erstellung eines Risikos oder Tickets).

Behandlung (2): Hier werden die Handlungsempfehlung, die Maßnahmen, die Nachweise und Anhänge angezeigt, die möglicherweise bereits durch den Abweichungserfasser und/oder durch den ISB eingetragen wurden.

Automatismen (3): Wurden Automatismen zur Risiko- oder Ticketerstellung in den Einstellungen festgelegt, wird hier angezeigt, ob der Risiko- und oder der Ticketautomatismus bereits aktiviert wurde. Wurde kein Automatismus für die Risiko- und/oder Ticketerstellung für diese Herkunftsart vorgesehen, ist dieser Reiter nicht in der Ansichtsmaske enthalten.

Herkunft (4): Hier werden die Herkunftarten (Quell-Assets und Details zur Herkunft) aufgezeigt, die möglicherweise bereits durch den Abweichungserfasser und/oder durch den ISB eingetragen wurden.

Tickets (5): Hier werden alle mit der Abweichung verknüpften Tickets angezeigt,die möglicherweise bereits durch den Abweichungserfasser und/oder durch den ISB eingetragen wurden.

Risiko (6): Hier werden die mit der Abweichung verknüpften Risiken angezeigt, die möglicherweise bereits durch den Abweichungserfasser und/oder durch den ISB eingetragen wurden.

Verlauf (7): Hier werden die Aktionen an der Abweichung aufgelistet.

Der Abweichungsverantwortliche hat nun die Möglichkeit, die offene Abweichung zu überprüfen, einzustufen, zu bearbeiten oder die Abweichung zu schließen. Dabei hat er nach einem Klick auf die entsprechende Abweichung über die ABM-App den vollständigen Editor des Abweichungs-Assets zum Bearbeiten der Abweichung zur Verfügung.

Schließen (1): Die Ansichtsmaske wird geschlossen.

Abweichung bearbeiten (2): Die Abweichung kann bearbeitet werden.

Nicht relevant (3): Ist die Abweichung nicht relevant, kann diese als Nicht relevant eingestuft werden. Für die Einstufung muss jedoch eine Begründung angegeben werden. Die Abweichung erhält den Status Nicht relevant und ist unter dem Reiter Nicht relevant zu finden.

Abweichung schließen (4): Die Abweichung kann hiermit geschlossen werden. Sie erhält dann den Status In Abschluss, wenn dem Schließen der Abweichung durch den Zustimmer zugestimmt werden muss. Sie ist dann unter dem Reiter in Abschluss zu finden. Wurde kein Zustimmer für das Schließen der Abweichung hinterlegt, erhält die Abweichung den Status Geschlossen und ist sodann unter dem Tab Geschlossen zu finden.

Eskalieren (5): Die Abweichung kann hiermit durch den Abweichungsverantwortlichen manuell eskaliert werden. Wird die Abweichung manuell eskaliert, wird ein Ticket und/oder ein Risiko erstellt. Die weitere Risikobehandlung findet, falls installiert, in der IRM-App statt. Ist das Erstellen von Tickets und Risiken in den Einstellungen deaktiviert, ändert sich lediglich der Zustand der Abweichung von Offen zu eskaliert, ohne das ein Ticket oder Risiko erstellt wird. Andernfalls wird die Abweichung nach Ablauf der konfigurierten Frist automatisch eskaliert. Je nach konfiguriertem Automatismus (je nach Herkunftsart) wird ein Risiko, ein Ticket oder keines von beidem erstellt.

Erfasste Abweichung nicht relevant

Ist die Abweichung nicht relevant, kann der Abweichungsverantwortliche diese als Nicht relevant einstufen, indem er unten in der Ansichtsmaske Nicht relevant auswählt. Für die Einstufung muss er jedoch eine Begründung angegeben. Weiterhin prüft die ABM-App, ob eine Zustimmung (hinterlegter Zustimmer) für die Einstufung erforderlich ist. Die Abweichung erhält den Status Nicht relevant und ist unter dem Tab Nicht relevant auf der Startseite wiederzufinden.

Abweichung bearbeiten

Der Abweichungsverantwortliche kann mit einem Klick auf Abweichung bearbeiten die bereits bestehenden Werte überprüfen, anpassen und verändern, sowie ergänzen, die der Abweichungserfasser und/oder der ISB erfasst haben.

Stammdaten der erfassten Abweichung bearbeiten

Der Abweichungsverantwortliche kann die bereits eingetragenen Werte aus der Erfassung ergänzen, ändern oder löschen. Wurde eine Frist bis zur Risiko und/oder Ticketerstellung in den Einstellungen konfiguriert, kann die vorbelegte Frist überschrieben werden.

Wurde der Automatismus für die automatische Erstellung eines Risikos konfiguriert, muss die Aktivierung des Automatismuses an dieser Abweichung unter Stammdaten ein IR-Feld verknpüft werden.

Die grau unterlegten Felder sind nicht abänderbar.

Behandlungsumgang der erfassten Abweichung bearbeiten

Der Abweichungsverantwortliche kann über den Reiter Behandlung unter anderem bereits bestehende Maßnahmen verknüpfen oder eine bzw. mehrere Maßnahmen anlegen. Zu diesen Maßnahmen können bereits bestehende Nachweise beschrieben, bereits bestehende Nachweise und/oder oder auch neue Nachweise verknüpft werden. Zudem können auch Anhänge hochgeladen werden.

Automatismen

Wurden in den Einstellungen Automatismen konfiguriert und von dem Abweichungserfasser und/oder dem ISB aktiviert, kann der Abweichungsverantwortliche unter dem Reiter Automatismen diese für die Risikoerstellung und/oder die Ticketerstellung bearbeiten, in dem er zunächst auf Abweichung bearbeiten auswählt und den Regler aktiviert.

Herkunft

Unter Herkunft können die bereits erfassten Quell-Assets von dem Abweichungsverantwortlichen gelöscht, andere Quell-Assets verknüpft oder auch neue Quell-Assets angelegt werden. Des Weiteren können Details zur Herkunft beschrieben werden.

Tickets

Der Abweichungsverantwortliche kann unter dem Tab Tickets Tickets öffnen, hinzufügen oder die an der Abweichung bereits hinterlegten Tickets entfernen.

Risiko

Der Abweichungsverantwortliche kann unter dem Tab Risiko ein bereits verknüpftes Risiko entfernen, verknüpfen oder auch ein neues Risiko anlegen.

Eskalieren

Der Abweichungsverantwortliche hat die Möglichkeit, die Abweichung vor Erreichung der Frist bis zur Risiko- oder Ticketerstellung manuell zu eskalieren. Dazu klickt der Abweichungsverantwortliche auf Eskalieren. Dann muss er eine Begründung eingeben und diese bestätigen. Wurde ein Automatismus zur Erstellung eines Risikos und oder eines Tickets aktiviert, wird die Abweichung im Falle des Risikoautomatismus entweder an die IRM-App (wenn installiert) weitergeleitet oder ein neues Risiko angelegt.

Im Falle des aktivierten Ticketautomatismus wird ein Ticket eröffnet. Die Abweichung erhält sodann den Status Eskaliert. Ist kein Automatismus oder sind keine Automatismen für die Herkunftsart definiert und/oder auch nicht aktiviert worden, oder wurde sie mit einem Risiko verknüpft, erhält die Abweichung ebenfalls den Status Eskaliert.

Abweichung schließen

Nach der Auswahl von Abweichung schließen muss der Abweichungsverantwortliche eine Begründung eingeben und die Abweichungsschließung bestätigen.

Die Abweichung erhält den Status Geschlossen, wenn kein Zustimmer hinterlegt wurde. Andernfalls erhält sie den Status In Abschluss. Der Zustimmer muss der Schließung der Abweichung dann zustimmen. Dabei speichert die ABM-App den vorherigen Status der Abweichung.

Neue Abweichung durch ISB überprüfen

Der ISB kann während der gesamten Phase die Abweichung überprüfen. Dabei steht ihm nach Auswahl der entsprechende Abweichung über die ABM-App der vollständige Editor für Abweichungs-Assets zum Bearbeiten der Abweichung zur Verfügung. Er hat darüber die dieselben Möglichkeiten wie schon während der Erfassung der Abweichung. Er kann diese bearbeiten, ergänzen, Maßnahmen definieren oder die Abweichung als Nicht relevant deklarieren.

Des Weiteren kann er die Abweichung schließen, ebenso wie der Abweichungsverantwortliche selbst. Weiterhin hat der ISB, ebenso wie der Abweichungsverantwortliche, die Möglichkeit die Abweichung manuell zu eskalieren.