Use Cases

Voraussetzung

Automatische Schedules sind in den Einstellungen aktiviert.

Use Case: Ein neuer Prozess wird im BIC angelegt und über die VIC Schnittstelle im VASGARD/IAN angelegt

Das Prozess-Asset wird durch den VIC in der CCDB angelegt.

Für diesen Prozess wird sofort eine Anfrage an den Benutzer erstellt, der im Attribut: Besitzer (Owner) hinterlegt ist.

Als Frist und Erinnerungen werden die Werte aus den Einstellungen gesetzt.

Grund für die Anfrage im E-Mail Text: Erstmalige Anfrage

Nach Freigabe des Prozesses wird dieser automatisch in einen Schedule einsortiert.

Use Case: An einem Prozess wird im BIC eine Anwendung hinzugefügt oder entfernt und über die Schnittstelle im VASGARD/IAN übertragen

Der Prozess wird durch den VIC aktualisiert und basierend auf den Informationen, die im aktiven Schedule des Prozesses hinterlegt sind, wird eine Anfrage erstellt. (Verantwortliche Mitarbeiter, Frist, Erinnerung)

Grund für die Anfrage im E-Mail Text: Die Zuordnung von Datenverarbeitungen zum Prozess hat sich geändert.

Nach Freigabe des Prozesses wird dieser automatisch in einen Schedule einsortiert.

Use Case: Prozess manuell außer der Reihe anfragen

Im Tab Asset-Übersicht den gewünschten Prozess suchen und über den entsprechenden Button die Anfrage starten.

Die gewünschten Parameter für Empfänger einstellen und Sofortige Anfrage auswählen.

Grund für die Anfrage im E-Mail Text: Ad-Hoc-Anfrage des ISB

Nach Freigabe des Prozesses wird dieser automatisch in einen Schedule einsortiert.

Use Case: Zeitliche Automatisierte Anfrage eines Schedules

Auslöser: Das Datum der nächsten Ausführung eines Schedules wird erreicht.

Der Prozess wird in den Status In Erfassung überführt und eine E-Mail an die im Schedule hinterlegten Verantwortliche Mitarbeiter generiert.

Grund für die Anfrage im E-Mail Text: Regelmäßige Überprüfung

Nach Freigabe des Prozesses wird dieser automatisch in einen Schedule einsortiert.

Use Case: Automatisches Einsortieren

Sobald ein Prozess final freigegeben wurde (Wechsel in den Reiter Freigegeben), wird der Prozess in einen Schedule einsortiert.

Als erstes wird für die Kombination an Empfängern geprüft, ob für alle in den Einstellungen hinterlegten Date-Parts Schedules existieren. Falls nicht, werden diese fehlenden Schedules angelegt.

Dann wird geprüft, welcher Schedule das nächste passende Ausführungsdatum besitzt, das innerhalb Datum der Freigabe + dem Intervall aus den Settings, am weitesten entfernt ist. Damit wird sichergestellt, dass die Anfrage zum spätestmöglichen Zeitpunkt erfolgt.

Beispiel

Datum der Freigabe der Erfassung: 09.09.2024

Intervall aus den Settings: 365

Date-Parts: 2-15, 5-15, 8-15, 11-15

Verfügbare Schedules für die Anfrage

• 2024-11-15

• 2025-02-15

• 2025-05-15

• 2025-11-15

09.09.2024 + 365 = 09.09.2025

Welches Datum liegt am weitesten innerhalb des notwendigen Datums?

• 2025-05-15

Der Prozess wird in den Schedule für den 15.05.2024 einsortiert.

Use Case: Einstellungen ändern

Date-Part wird um einen neuen Wert erweitert

Mit dem Speichern werden für alle vorhanden Prozess-Owner neue Schedules für diesen Date-Parts angelegt. Es werden keine Schedules für Prozess-Owner doppelt angelegt.

Weiterhin wird der Date-Part beim automatischen Einsortieren beachtet.

Date-Part wird um einen Wert reduziert

Ein oder mehrere Date-Parts werden in den Einstellungen entfernt.

Die Schedules, die keinen Prozess zugeordnet haben und den Date-Part als Ausführungsdatum besitzen, werden gelöscht.

Schedules, die ein Asset vom Typ Prozess zugeordnet haben, werden nicht bearbeitet. Es unterliegt dem Benutzer, dieses Asset entsprechend zu löschen oder umzusortieren.

Die gelöschten Date-Parts werden beim automatischen Einsortieren nicht mehr beachtet.