Datenschutzbeauftragter

Start der DSM-App als Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) hat mehr Funktionen zur Verfügung als der normale Benutzer, deswegen unterscheidet sich seine Ansicht der DSM-App etwas. Es gibt auch einen zusätzlichen Ordner mit Übersichten über alle Verfahren. Dieser öffnet sich zuerst beim Starten der DSM-App. Der DSB sieht auch alle vorhandenen Verfahren zu allen Prozessen.

An dem Hinweis DSB in der rechten oberen Ecke ist ersichtlich, dass der angemeldete Benutzer als DSB angemeldet ist.

(1) Dashboard: Hier werden Dashboards angezeigt, die einen Überblick über die Datenschutzverfahren geben.

(2) Aktiv: Diese Verfahren sind gerade zu bearbeiten oder freizugeben, wenn der DSB auch Prozessverantwortlicher ist.

(3) Andere: Hier liegen alle weiteren Verfahren, die noch nicht freigegeben sind.

(4) Wiedervorlage: Im letzten Ordner liegen alle freigegebenen Verfahren. Sie können angesehen, aber nicht geändert werden.

Überprüfung des Verfahrens

Wurde ein Verzeichnis neu erstellt oder ein bestehendes Verzeichnis bearbeitet und abgeschickt, bekommt es der DSB. Dieser kontrolliert die Angaben und hat die Möglichkeit, das Verfahren freizugeben oder abzulehnen.

Er kann sich das Verfahren Schritt für Schritt anschauen, aber nicht bearbeiten. Er hat die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen.

Freigeben

Kann das Verfahren freigegeben werden, so bekommt es den Status Freigegeben. Es wird  ein Freigabedatum eingetragen und der Versionszähler wird erhöht. Das Verfahren wechselt jetzt in die Liste der Wiedervorlagen.

Ablehnen

Wird das Verzeichnis abgelehnt, weil noch Angaben fehlen, Angaben unvollständig sind oder aus anderen Gründen noch nicht akzeptiert werden können, kann der DSB in einem Kommentarfeld den Grund für die Ablehnung eintragen. Das Verfahren wird dann wieder bei den Prozessverantwortlichen zur Überarbeitung vorgelegt. Dieser sieht den Kommentar und kann das Verfahren dementsprechend überarbeiten.

Bekommt der DSB das Verfahren überarbeitet zurück, kann er diesen Kommentar auch wieder sehen.

Dabei handelt es sich um ein Textfeld, welches nur einmal für alle Schritte vorhanden ist. Sinnvoll ist es daher auch den Schritt anzugeben, für den der Kommentar eingetragen wurde.

Wiedervorlage

Hier liegen alle Verzeichnisse, die vom DSB schon freigegeben wurden. Es gibt drei verschiedene Wege, wie diese Verfahren wieder in einen neuen Prozess zur Überprüfung gelangen. Sie bekommen dann den Status Angefragt und müssen durch die Verantwortlichen wieder überprüft werden.

• Prozessänderung Wenn das Freigabedatum des Datenschutzverfahrens älter ist als das Freigabedatum des Prozesses, hat sich dieser in der Zwischenzeit geändert und das Verfahren muss überprüft werden.

• Intervall ist abgelaufen Ist das eingestellte Intervall abgelaufen, wird das Verfahren auch wieder in den Prozess zur Kontrolle und Freigabe gegeben.

• Wiedervorlage von Hand Der DSB hat jederzeit die Möglichkeit, ein Datenschutzverfahren wieder überarbeiten zu lassen. Dazu ruft er das Verfahren auf und wählt den Button Vorlegen. Dann wird das Verfahren auch wieder in den Prozess zur Kontrolle und Freigabe gegeben.