Einstellungen

Unter Einstellungen hat der DSB die Möglichkeit, individuelle Einstellungen in der DSM-App vorzunehmen.

E-Mail Einstellungen

Unter diesem Punkt kann der Versandt von E-Mails, ein- bzw. ausgeschaltet werden.

(1) E-Mail-Empfänger überschreiben: Hiermit ist es möglich, alle E-Mails an einen hier eingetragenen Empfänger schicken zu lassen. Es werden dann alle automatisch versendeten E-Mails nur an diesen Empfänger geschickt.

(2) Reply-To Einstellung: Antworten auf automatisch generierte E-Mails werden an die hier eingetragene Adresse geschickt.

(3) Fallback-Empfänger: Kann für eine automatisch generierte E-Mail kein Empfänger ermittelt werden, so werden diese zu der Fallback-Empfänger Adresse geschickt.

E-Mail Vorlagen

Hier können die Texte der automatisch versendeten E-Mails angepasst werden. Es gibt vier verschiedene Arten von E-Mails, die verschickt werden.

(1) Anfrage: Ein Verfahren muss neu ausgefüllt oder überarbeitet werden.

(2) Verfahren vorgelegt: Ein Verfahren wurde dem DSB geschickt.

(3) Verfahren akzeptiert: Das Verfahren wurde vom DSB akzeptiert.

(4) Verfahren abgelehnt: Das Verfahren wurde vom DSB abgelehnt.

(5) Erste Erinnerung: Eine erste Erinnerung wird an den Mitarbeiter geschickt, dass ein Verfahren bearbeitet werden muss.

(6) Erinnerung: Eine weitere Erinnerung wird an den Mitarbeiter geschickt, dass ein Verfahren bearbeitet werden muss.

Diese Vorlagen sind schon mit entsprechenden Texten vorbelegt, können aber individuell angepasst werden.

App Benutzer

Hier sind alle Benutzer mit ihren Rollen aufgelistet.

Sonstiges

Hier wird das Intervall eingestellt, nach dem die Datenschutzverfahren spätestens wieder überprüft werden sollen. Wurde der Prozess nicht geändert oder das Verfahren manuell wieder zur Überprüfung eingereicht, so bekommt das Verfahren automatisch wieder den Status Angefragt und wird den Verantwortlichen zur Überprüfung vorgelegt.

Die Erinnerungsfunktion verschickt Erinnerungs-E-Mails, wenn sie aktiviert ist. Diese E-Mails werden immer dann verschickt, wenn das Verfahren den Status Angefragt hat. Der Zeitraum beginnt, wenn das Verfahren diesen Status bekommt und endet, wenn das Verfahren einen anderen Status bekommt.

Die Intervalle, nach denen diese E-Mails verschickt werden, können hier eingestellt werden.

Unter dem Tab Aktiv werden bei eingeschalteter Erinnerungsfunktion drei weitere Spalten Anzahl Erinnerungen, Letzte Erinnerung und Nächste Erinnerung eingefügt. Damit ist ersichtlich, wie viele Erinnerungen schon verschickt wurden in dem aktuellen Status, wann die letzte Erinnerung verschickt wurde und wann die nächste Erinnerung verschickt werden wird.

Dieses Datum der nächsten Erinnerung kann für jedes Verfahren einzeln oder auch für mehrere zusammen geändert werden.