Erstellen eines Verfahrens

Die DSM-App überprüft regelmäßig, ob ein neuer Prozess vorhanden ist.

Sobald sie diesen erkennt, erstellt sie ein neues DS-Verfahren Asset. Dieses trägt den gleichen Namen wie der Prozess und folgende Attribute werden aus dem Prozess übernommen.

• Name des Prozesses

• Prozessverantwortlicher

• Verantwortliche Organisationseinheit

• Verknüpfung mit dem zugehörigen Prozess

• Anwendungen

Nach der Erstellung wird der Prozessverantwortliche, also auch der Verfahrensverantwortliche per E-Mail darüber informiert, dass ein neues Verfahrensverzeichnis erstellt wurde.

Dieser kann dann das Verfahren selber bearbeiten oder einen weiteren Mitarbeiter der Organisationseinheit darüber informieren. Jeder Mitarbeiter der Organisationseinheit kann das Verfahren bearbeiten, wenn er Zugang zum VASGARD/IAN hat. Dazu meldet er sich im VASGARD/IAN an und ruft die DSM-App auf und kann das Verfahren bearbeiten.

Nach dem Ausfüllen des Verfahrens wird es weiter gereicht zum Datenschutzbeauftragten (DSB), der das Verfahren überprüft und freigibt.

Alle Verfahren warten nun solange in der Wiedervorlage bis der Prozess geändert wurde oder eine festgelegte Zeit abgelaufen ist. Dann bekommen die Verfahren wieder den Status Angefragt und müssen von den Verantwortlichen überprüft und neu freigegeben werden.