Abweichung anlegen

Workflow

Neue Abweichung anlegen

Alle VASGARD/IAN-Benutzer haben die Möglichkeit, manuell über die ABM-App eine neue Abweichung zu erfassen. Die mit einem Stern markierten Attribute stellen Pflichtfelder dar, diese sind für die Erfassung einer Abweichung zwingend erforderlich.

Werden Voreinstellungen zu den Konfigurationsarten in den Einstellungen vorab vorgenommen, sind diese bei Auswahl dieser vorbefüllt (zum Beispiel Typ oder Kritikalität). Wird ein Zustimmer hinterlegt, muss dieser der Schließung der Abweichung später zustimmen.

Mit Auswahl von Abweichung anlegen öffnet sich für die Benutzer folgende Erfassungsmaske:

Nach der Befüllung der Pflichtattribute und einem Klick auf Anlegen… erhalten die Benutzer folgende Möglichkeiten:

(1) und weitere Abweichung erfassen: Es kann eine weitere Abweichung erfasst werden.

(2) und Abweichung öffnen: Die Ansichtsmaske der erfassten Abweichung wird geöffnet.

(3) und Eingabedialog schließen: Der Eingabedialog wird geschlossen.

Wird eine dieser Möglichkeiten ausgewählt, wird die Abweichung angelegt, erhält den Status Neu und ist auf der Startseite der App unter dem Tab Neu zu finden. Die bereits im Eingabedialog eingetragenen Werte, werden an der Abweichung hinterlegt. Mit dem Anlegen der Abweichung wird der Benutzer als Abweichungserfasser der Abweichung hinterlegt.

Neue Abweichung überprüfen

Wählt der Abweichungserfasser nach dem Eingabedialog die Option und Abweichung öffnen oder die Abweichung über den Tab Neu aus, öffnet sich die Ansichtsmaske der Abweichung.

Folgende Tabs sind in der Ansichtsmaske zu sehen:

(1) Stammdaten: Die Stammdatenansicht zeigt mit ihrem dreigliedrigen Aufbau alle relevanten Attribute auf einen Blick. Unter Abweichung werden alle relevanten Attribute der Abweichung angezeigt.

Ist mit der Abweichung ein Risiko verknüpft, werden die relevanten Attribute des mit der Abweichung verknüpften Risikos angezeigt. Maßnahmen die mit der Abweichung verknüpft sind, werden unter Maßnahmen aufgelistet. Auch hier werden alle relevanten Informationen zur Maßnahme übersichtlich dargestellt.

(2) Behandlung: Hier können Maßnahmen definiert und Nachweise hinterlegt werden.

(3) Automatismus (optional): Wurden Automatismen zur Risiko- oder Ticketerstellung in den Einstellungen festgelegt, werden diese hier angezeigt.

(4) Herkunft: Anzeige der Herkunftsarten.

(5) Tickets: Anzeige aller mit der Abweichung verknüpften Tickets.

(7) Verlauf: Auflistung aller Aktionen an der Abweichung.

Der Abweichungserfasser hat nun die Möglichkeit, die neu erfasste Abweichung zu überprüfen, einzustufen, zu bearbeiten und die Erfassung abzuschließen. Dabei hat er nach Auswahl der entsprechende Abweichung über die ABM-App den vollständigen Editor für das Abweichungs-Asset zum Bearbeiten der Abweichung zur Verfügung. Darüber kann der Abweichungserfasser die Abweichung bearbeiten, ergänzen, Maßnahmen definieren oder die Abweichung als nicht relevant einstufen.

(1) Schließen: Die Ansichtsmaske wird geschlossen.

(2) Abweichung bearbeiten: Die Abweichung kann erneut bearbeitet werden.

(3) Nicht relevant: Die Abweichung kann als nicht relevant eingestuft werden.

(4) Erfassung abschließen: Die Erfassung der Abweichung kann hiermit abgeschlossen werden. Die Abweichung erhält sodann den Status Offen.

Erfasste Abweichung nicht relevant

Ist die Abweichung nicht relevant, kann diese von dem Abweichungserfasser als Nicht relevant eingestuft werden. Für die Einstufung muss jedoch eine Begründung angegeben werden. Die Abweichung erhält den Zustand Nicht relevant und ist unter dem Tab Nicht relevant in der Übersicht wiederzufinden.

Erfasste Abweichung bearbeiten

Der Abweichungserfasser hat die Möglichkeit, die Abweichung zu bearbeiten. Dazu wählt der Abweichungserfasser in der Ansichtsmaske die Option Abweichung bearbeiten.

Stammdaten der erfassten Abweichung bearbeiten

Der Abweichungserfasser kann die bereits eingetragenen Werte aus dem Eingabedialog ergänzen, ändern oder löschen. Wurde eine Frist bis zur Risiko und/oder Ticketerstellung in den Einstellungen konfiguriert, kann die vorbelegte Frist, die die App automatisch anhand der voreingestellten Frist berechnet oder beispielsweise immer 3 Monate betragen soll, manuell überschrieben werden.

Wurde der Automatismus für die automatische Erstellung eines Risikos konfiguriert, muss für die Aktivierung des Automatismus an dieser Abweichung unter Stammdaten ein IR-Feld verknüpft werden.

Die grau unterlegten Felder sind nicht abänderbar. Weiterhin besteht die Möglichkeit sich das Asset im Asset Editor Modal zu öffnen.

Behandlungsumgang der erfassten Abweichung bearbeiten

Der Abweichungserfasser kann über den Tab Behandlung unter anderem bereits bestehende Maßnahmen verknüpfen oder eine bzw. mehrere (neue) Maßnahmen anlegen. Maßnahmen, die aus der ABM-App heraus erstellt werden, erhalten einige aus der Abweichung bereits enthaltenen Attribute, die in der Maßnahmeanlage vorbefüllt sind. Welche Attribute dabei vorbefüllt werden sollen, kann konfiguriert werden.

Zu diesen Maßnahmen können bereits bestehende Nachweise beschrieben sowie bereits bestehende Nachweise oder auch neue Nachweise verknüpft werden. Weiterhin können Anhänge hochgeladen werden.

Wurde eine Handlungsempfehlung bereits im Rahmen eines CSA-Cases oder im Eingabedialog hinterlegt, ist diese bereits im Feld Handlungsempfehlung hinterlegt, kann aber manuell überschrieben werden.

Automatismen (optional)

Wurden in den Einstellungen Automatismen konfiguriert, kann der Abweichungserfasser unter dem Tab Automatismen diese Automatismen für die Risikoerstellung und/oder die Ticketerstellung aktivieren, indem er zunächst Abweichung bearbeiten auswählt und den Regler aktiviert.

Für die Aktivierung der Risikoerstellung muss zuvor unter Stammdaten ein IR-Feld hinterlegt worden sein.

Wurde ein IR-Feld hinterlegt, öffnet sich eine Risikoerstellungsvorlage, die mit den eingetragenen Werten der Abweichung automatisch befüllt ist. Diese können jedoch manuell angepasst bzw. bearbeitet werden. Ebenso kann hinterlegt werden, dass der Abweichungserfasser an dem nachfolgendem Risikoprozess beteiligt wird.

Wird die Frist für die Risikoerstellung überschritten, wird automatisch ein Risiko (in der App Informationsrisikomanagement, wenn installiert) erstellt.

Weiterhin kann die automatisierte Ticketerstellung aktiviert werden. Dazu muss der Abweichungserfasser die Daten vervollständigen, mit denen das Ticket erstellt werden soll. Wird der Ticketautomatismus aktiviert und die Frist überschritten, wird automatisch ein Ticket erstellt.

Herkunft

Unter Herkunft können die bereits erfassten Quell-Assets gelöscht, andere Quell-Assets verknüpft oder auch neue Quell-Assets angelegt werden. Des Weiteren können Details zur Herkunft beschrieben werden.

Tickets

Der Abweichungserfasser kann unter dem Tab Tickets Tickets öffnen, hinzufügen oder die an der Abweichung bereits hinterlegten Tickets entfernen.

Erfassung abschließen

Nach der Auswahl Erfassung abschließen erhält die Abweichung den Status Offen und wird dem Benutzer zugewiesen, der als Verantwortlicher an der Abweichung eingetragen wurde. Die Abweichung ist nun vollständig erfasst und muss als nächstes vom Abweichungsverantwortlichen weiter bearbeitet werden.

Neu angelegte Abweichung durch ISB überprüfen

Der ISB kann während der gesamten Erfassung der Abweichung diese überprüfen. Dabei steht ihm nach Auswahl der entsprechenden Abweichung eine Ansicht zur Verfügung, die zum jeweiligen Status der Abweichung gehört.

Darüber hinaus hat der ISB dieselben Möglichkeiten die Abweichung zu bearbeiten, zu ergänzen, Maßnahmen zu definieren oder die Abweichung als nicht relevant zu deklarieren. Weiterhin kann er die Erfassung abschließen, ebenso wie der Abweichungserfasser selbst.