Um einen neuen Case hinzuzufügen wird Erstellen ausgewählt. Im neuen Fenster kann dann ein Name, der Case-Typ, die Auto-Zuweisung, ein Scope-Filter, sowie Fristen und Erinnerungen festgelegt werden.
(1) Name: Hier kann ein belieber Name vergeben werden. Dieses ist ein Pflichtfeld.
(2) Case-Typ: Es stehen unterschiedliche Arten von Cases zur Verfügung. Der Case-Typ hat lediglich beschreibenden Charakter und keinen Einfluss auf die Funktionalität.
Eine Sonderform ist nur der Questionaire Case. Dieser benötigt keine Anforderungs-Assets zur Auswertung, sondern Assets vom Typ Auswertung.
(3) Dummys anlegen: Hier ist es möglich, auch Auswertungen vorzunehmen, wenn kein Asset mit einer Anforderung verknüpft ist.
(4) Auto-Zuweisung: Hier kann bestimmt werden, wie Auswertungen (Evaluations) kurz CARs (für Case Asset Requirements) zwischen Assets und Anforderungen (Requirements) aus Auto-Scope Filtern angelegt werden.
Keine Verknüpfung erstellen: Erstellt keine CARs.
Alle Assets mit allen Anforderungen verknüpfen: Vollverknüpfung - erstellt jeweils ein CAR für jedes Asset mit jedem Requirement.
Verknüpfungen anhand der Auto-Zuweisungsfilter erstellen: Erstellt ein CAR nach den Regeln des Autoassignments (Standardeinstellung).
(5) Scope-Filter: Durch diesen können Assets automatisch einem Case hinzugefügt werden, wenn der Filter zutrifft. Wird das Asset geändert, sodass der Filter nicht mehr zutrifft, wird es automatisch wieder aus dem Case entfernt.
(6) Frist: Eine Frist kann an dem Case festgelegt werden. Diese steuert auch die Erinnerungen. Nachdem eine Frist festgelegt wurde wird diese in der Case Übersicht unter Fristen mit angezeigt. Die Frist wird bei mehr als einer Woche vor Ablauf in schwarzer Textfarbe dargestellt, bei weniger als einer Woche in gelb und nach Ablauf in rot.
(7) Erinnerungen: Sobald eine Frist gesetzt wurde kann eine Erinnerungsfunktion aktiviert werden.
Sobald der Case gespeichert wurde, können beim Bearbeiten über das Plus-Zeichen beliebig viele Erinnerungszeilen eingefügt werden. Über die Option Versatz in Tagen lässt sich einstellen wann der Empfänger benachrichtigt wird. Soll der Empfänger beispielsweise zwei Wochen vor der Frist, eine Woche vor der Frist und zwei Tage nach der Frist benachrichtigt werden, so wird beim Versatz in Tagen 14, 7 und -2 in einzelnen Zeilen hinterlegt.
Über die Art der Erinnerung wird festgelegt ob diese Benachrichtigungen an die Frist im Case oder die Frist im versendeten Fragebogen gekoppelt wird.
Als Empfänger und CC-Empfänger kann entweder der Case-Besitzer oder Fragebogenempfänger ausgewählt werden.
Im E-Mail-Inhalt wird eine E-Mail Vorlage hinterlegt.
Nach einem Klick auf Ok wird der Case angelegt und es wird gefragt, ob in den neu erstellten Case gewechselt oder ob die Case-Übersicht angezeigt werden soll.
Wird ein Case geöffnet, so erscheint folgende Ansicht.
(1) Bearbeiten: Hier können die schon beim Erstellen gemachten Angaben eingesehen, geändert und ergänzt werden. Die aktuellen Angaben werden am linken Rand angezeigt. Es gibt einige zusätzliche Angaben, die bei der Erstellung noch nicht vorgenommen werden konnten.
Ein Status kann gesetzt werden.
Über Freigabe kann festgelegt werden, ob und mit wem dieser Case geteilt wird. Durch Anklicken des Buttons hinter Nicht geteilt unter dem Menüpunkt Freigabe, öffnet sich ein Fenster indem die Freigabe erfolgen kann. Über diesen Bereich kann entweder dem gesamten Mandanten, einer oder mehreren Gruppen, oder einzelnen Benutzern Rechte (Lese, Schreibrechte und Freigaberechte) zugeordnet werden.
Hinzugekommen ist die Beschreibung des Cases, welche hier ergänzt werden kann.
Außerdem können die Erinnerungsintervalle eingetragen und die E-Mail Inhalte geändert werden.
(2) Importieren: Hier können Ergebnisse eines schon vorhandenen Cases in den neuen Case importiert werden. Dabei kann ausgewählt werden, ob die Auswertungen, die Nachweise und/oder die Follow-Ups übernommen werden sollen. Es werden nur die Angaben übernommen, die in beiden Cases vorhanden sind.
(3) Ticket: Zu einem Case kann auch ein Ticket erstellt oder ein vorhandenes Ticket ausgewählt werden.
Tickets können mit dem jeweiligen Case verknüpft werden. Ist ein Ticket mit einem Case verknüpft, ergibt sich der Workflow-Status aus dem Ticketstatus. Ist kein Ticket verknüpft, wird der Workflow-Status manuell über Bearbeiten eingestellt.
Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem entweder ein neues Ticket erstellt oder ein vorhandenes Ticket gesucht werden kann.
Ist ein Ticket mit einem Case verknüpft, erscheint dies auf der linken Seite der Case-Übersicht. Der Ticket-Button ist dann ausgegraut, da immer nur ein Ticket mit einem Case verknüpft werden kann.
Über das rote Kreuz lässt sich die Verknüpfung wieder aufheben und es kann ein anderes Ticket verknüpft werden.
(4) In diesem Bereich werden die eingestellten Informationen des Cases angezeigt.