Auslagerungsmanagement

Auslagerungsmanagement bezieht sich auf die Praktiken und Strategien, die für die effektive Steuerung und Überwachung von externen Dienstleistern und Lieferanten verwendet werden. Dies kann Bereiche wie IT-Dienstleistungen, Fertigung, Kundenservice und andere Geschäftsprozesse umfassen. Das Ziel des Auslagerungsmanagements ist es, die Vorteile von Outsourcing zu maximieren, wie Kostenreduktion und Zugang zu spezialisiertem Know-how, während Risiken und Abhängigkeiten minimiert werden.

Aufgrund der regulatorischen Anforderungen werden die strategischen Herausforderungen immer anspruchsvoller. Werden einzelne Leistungen oder ganze Funktionen ausgelagert, ist eine systematische Bewertung möglicher Risiken und die Definitionen von Maßnahmen, die mit einer Übertragung von Tätigkeiten, Funktionen oder Prozessen an Dienstleister einhergehen, unerlässlich.

Die Mechanismen der jeweiligen Strategie hängen maßgeblich von der Kategorisierung als Fremdbezug, Auslagerung oder Wesentlicher Auslagerung ab.

Diese Vorschriften stellen ein Unternehmen vor erhebliche Dokumentationsanforderungen. Der Gesetzgeber fordert explizit Auslagerungsregister inklusive einer Bewertung der Absicht der Auslagerungen.

Ausgangssituation beim Kunden

• Zur Optimierung der Geschäftsprozesse werden Aufgaben ausgelagert.

• Eine Übersicht über alle Auslagerungen muss gegeben sein.

• Die Einhaltung von Regulatorien muss sichergestellt werden.

• Eine Risikobewertung muss erfolgen.

• Auslagerungen müssen fortlaufend überwacht werden.

• Berichte, wie das aktuelle Auslagerungsregister, müssen jederzeit abrufbar sein.

Nutzen für den Kunden

• Erforderliche aktuelle Berichte können jederzeit über die gewünschten Daten erstellt werden.

• Auslagerungsmanager haben jederzeit einen Überblick über alle Auslagerungen und den aktuellen Stand im VASGARD/IAN.

• Benötigte Informationen können in Tabellenübersichten oder Grafiken angezeigt werden. Diese können individuell angepasst und freigegeben werden.

• Alle Verantwortlichen werden über eine E-Mail über anstehende Aufgaben informiert. Diese enthält einen Link, mit dem direkt auf die Fragebögen zugriffen werden kann.

• Status, Bearbeitungszeitpunkt und Verantwortliche der jeweiligen Fragebögen können jederzeit revisionssicher nachvollzogen werden.

Zentrale Auslagerungsmanagement App

Die Zentrale Auslagerungsmanagement (ZAM) App dient dazu, jede Auslagerung zu erfassen und alle Schritte in fest definierten Workflows zu durchlaufen, von Beginn der Auslagerung bis zur Beendigung. So ist jederzeit ein aktueller Überblick gewährleistet.

Die Auslagerung wird erfasst und durchläuft dann folgende drei Phasen:

• Auswahlphase

• Vertragsanbahnungsphase

• Fortlaufende Überwachung

In jeder dieser Phasen werden Fragebögen beantwortet. Dabei gibt es immer Mitarbeiter mit definierten Rollen, die für die Beantwortung zuständig sind und weitere, welche die Reviews durchführen.

Die Fragen in den Fragebögen können individuell an die Kundenanforderungen, z.B. regulatorische Vorgaben, angepasst werden. Durch die integrierte Logik des VASGARD/IAN werden Fragen, die für diese Auslagerung nicht notwendig sind, ausgeblendet. Es sind nur die Fragen zu sehen, die für diesen Sachverhalt erforderlich sind. Weiterhin ist es möglich, während der Beantwortung der Fragebögen, nachfolgende Fragen ein- bzw. auszublenden zu lassen. Dafür wird im Vorfeld eine Logik bei jeder Frage hinterlegt. Diese kann, wie auch der Inhalt der Frage, kundenseitig angepasst werden.

Abhängig von den Angaben bei der Erstellung des Auswertungs-Assets und der Beantwortung der bisherigen Fragen, werden die nächsten Fragebögen freigeschaltet oder als nicht notwendig gekennzeichnet.

Es besteht jederzeit eine Übersicht über den Stand der Bearbeitung und die nächsten erforderlichen Schritte.

Erfassung

Jede Auslagerung wird als Asset angelegt und mit den entsprechenden Informationen gefüllt. Diese werden aus der CCDB ausgewählt.

• Verantwortlichkeiten

• Beteiligte Prozesse und Anwendungen

• Automatische Ergänzung mit schon vorhandenen Informationen aus der CCDB

Fragebögen in der Auswahlphase

Hier wird die Auslagerung identifiziert und eine Risikoyanalyse durchgeführt.

• Identifizierung der Auslagerung: Es wird ermittelt, um welchen Typ von Auslagerung es sich handelt.

• Providerauswahl: Der Dienstleister für die Auslagerung wird ausgewählt.

• Risikoanalyse: Eine Risikoanalsyse wird durchgeführt und ein Risikowert wird ermittelt.

• KYS: Fragen zum Dienstleister werden beantwortet.

• Business Case: Fragen zum Business Case werden beantwortet.

Fragebögen in der Vertragsanbahnungsphase

In dieser Phase werden alle Fragen zur Auslagerung gestellt, die wichtig sind, um einen Vertrag mit dem Dienstleister abzuschließen.

• Datenschutzanforderungen: Fragebogen zu den Datenschutzanforderungen.

• Notfallmanagement (BCM): Fragebogen zum Notfallmanagement.

• Informationssicherheit (ISM): Fragebeogen zur Informationssischerheit.

• Nachhaltigkeitsanforderungen: Fragebogen zur Nachhaltigkeit.

• Geldwäscheprävention: Fragebogen zum Geldwäschegesetz.

• Vertragsanforderungen: Fragebogen zum Vertrag.

• KPI Anforderungen: KPIs, welche überwacht werden sollen.

• Geschäftsfortführungsplan: Fragebogen zur Geschäftsfortführung.

• Ausstiegsplan: Fragebogen zum Ausstieg aus der Auslagerung.

• Vorstandsbeschluss: Fragebogen zum Vorstandsbeschluss.

• Vertragsabschluss: Fragebogen zum abgeschlossenen Vertrag.

Fragebögen in der Fortlaufenden Überwachung

In der Überwachungsphase warten alle Fragebögen, werden in einen definierten Intervall wieder aktiv und müssen erneut beantwortet werden.

• Kontrollprozesse Datenschutz: Alle Fragebögen zur Überprüfung zum Datenschutz.

• Kontrollprozesse BCM: Alle Fragebögen zur Überprüfung zum Business Continuity Management.

• Kontrollprozesse ISM: Alle Fragebögen zur Überprüfung zur Informationssicherheit.

• Kontrollprozesse Nachhaltigkeit: Alle Fragebögen zur Überprüfung der Nachhaltigkeit.

• Kontrollprozesse Geldwäscheprävention: Alle Fragebögen zur Überprüfung der Geldwäscheprävention.

• Kontrollprozesse KPI: Alle Fragebögen zur den definierten KPIs.

• Anpassung KPI Kalender: Anpassung der Fälligkeiten der KPIs.

• Kontrollprozesse ZAM: Fragebögen für den Zentralen Auslagerungsmanager.

• Qualitätskontrollprozesse: Fragebögen zur fortlaufenden Qualität der Auslagerung.